Mit ecoDMS Digital werden!
Die Digitalisierung verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, sondern auch wie Sie Ihre daten verwalten und archivieren. Immer mehr Unternehmen setzen auf elektronische Dokumentenarchivierungssysteme, um Ihre papierbasierten Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten.
Mit ecoDMS haben Sie die Möglichkeit, Dokumente revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet, dass Dokumente unveränderbar und manipulationssicher abgelegt werden. Auch bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können Unternehmen auf ecoDMS vertrauen, da das System alle rechtlichen Vorgaben erfüllt.
Durch den Einsatz von ecoDMS können Unternehmen Ihre Dokumentenverwaltung und -Archivierung effizienter gestalten, Kosten reduzieren und den Zugriff auf Dokumente für Mitarbeiter/innen vereinfachen. ecoDMS bietet unter anderem folgende Funktionen:
- Vollautomatische Archivierung anhand von Vorlagen und Vorgaben
- Versionsverwaltung zur Dokumentenpflege
- Digitale Weitergabe von Dokumenten innerhalb Abteilungen
- Dokumentenstempel und Notizen ohne das Original Dokument zu verändern
Investieren Sie in Ihre digitale Zukunft und vereinfachen Sie die Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens!
Ich möchte Digital archivieren
Der Weg zum digitalen Archivsystem
Sie möchten in die Digitalisierung einsteigen? Gerne - bevor es aber losgehen kann, klären wir Sie erst einmal auf!
Der Start
Im Erstgespräch stellen wir Ihnen das ecoDMS Archiv vor. Wir sprechen außerdem über gesetzliche Vorgaben, die Vorteile des Archivsystems als auch die Möglichkeiten, die in Zukunft bei Ihnen zur Automatisierung genutzt werden können. Wir klären, ob es bei Ihnen im Hause noch Hardware gibt, die für das Archivsystem genutzt werden kann (Server, Scanlösungen,...). Nachdem wir alles erfasst haben, erstellen wir ein individuelles Angebot.
Die Strukturanalyse
Damit die Archivierung auch reibungslos starten kann, benötigen wir Informationen zu Strukturen im Unternehmen. hierbei halten wir zusammen mit den beteiligten Personen fest, welche Dokumente durch wen, zu welchem Zeitpunkt und wie archiviert werden. Wichtig sind auch Berechtigungen: wer darf was im Archiv sehen und auch bearbeiten. Außerdem halten wir die Ordnerstruktur, Attribute und weitere Details fest.
Installation & Einrichtung
Wenn alle Informationen vorliegen, starten wir die Installation und Einrichtung des Archivsystems.
Schulungen und evtl. Testphase
Jetzt geht es los: in unseren Teamschulungen werden die Grundlagen zur Bedienung und Archivierung vermittelt. In Einzelschulungen gehen wir auf den individuellen Arbeitsplatz ein, denn nicht jeder hat die gleichen Funktionen aufgrund verschiedener Benutzerrechte.
Wenn gewünscht, kann das System z. b. eine Woche getestet und anschließend wieder auf "0" gesetzt werden.
Betreuung nach dem Abschluss
Nachdem alles installiert, eingerichtet und alle geschult sind, stehen wir Ihnen selbstverständlich mit Rat und Tat zur Seite und unterstützen bei Fragen und Problemen aus der Ferne oder auch vor Ort.
