Fakten zur E-Mailarchivierung
Ein Thema, welches in sehr vielen Unternehmen vernachlässigt wird, ist die Archivierung von E-Mails.
Bereits seit dem 01.01.2017 besteht vom Gesetzgeber her die Pflicht der revisionskonformen Aufbewahrung von E-Mails. Bei Nichtbeachtung können steuerliche Strafmaßnahmen, Bußgelder und sogar rechtliche Konsequenzen drohen.
Bei E-Mails besteht eine Archivierungspflicht nach
- § 238 Abs. 1 HGB
Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede E-Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäfts-Korrespondenz eines Unternehmens dienen. - § 127 AO
Nach § 147 AO unterliegen alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht. - GOBD 9.2 Nr. 131
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. b. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).
Die GOBD gibt vor, dass eine revisionssichere Archivierung erfüllt ist, wenn
- alle relevanten E-Mails und E-Mail-Anhänge vollständig,
- manipulationssicher,
- jederzeit verfügbar und
- maschinell auswertbar sind.
Da ein handelsübliches E-Mail-Programm diesen Ansprüchen nicht gerecht wird (gerade in Bezug auf die Unveränderbarkeit der Nachrichten), braucht es eine andere Lösung zur dauerhaften Verwahrung von E-Mails.
Die Lösung:
Eine revisionskonforme E-Mailarchivierungssoftware.
Hinweis: Dies ist keine rechtliche Beratung, sondern spiegelt lediglich unsere Meinung wieder.
Mögliche Lösungsysteme zur Archivierung
Ein Archivierungssystem benötigt Leistung und Speicherplatz. in der Regel haben die meisten Unternehmer/innen kein Gerät im Betrieb mehr „frei“, um dort ein Archivsystem zu installieren.
Es gibt 2 mögliche Varianten, wie Sie in Zukunft ordnungsgemäß archivieren:
- Einmaliger Erwerb einer Archivlösung
Sie kaufen die passende Hardware und das Archivsystem und pflegen dieses dauerhaft alleine. - Sie buchen bei uns: MaaS
MaaS steht für Mailarchivierung as a Service. Sie mieten bei uns das Archivsystem und wir betreuen das System.
Einmaliger Erwerb des Archivsystems
Beim einmaligen Erwerb kaufen Sie die Archivierungssoftware sowie optional die passende Hardware und pflegen und prüfen das System dauerhaft alleine. Unser Paket besteht aus
- einer Lizenz für die Archivierungssoftware,
- einem NAS-Speicher mit 6 TB Speicherplatz und
- der Installation, Einrichtung und Schulung.
Mailarchiv as a Service by marcfunk
Buchen Sie das Mailarchiv bei uns bequem und einfach ohne Hardwarekosten inkl. Wartung und Datensicherung. Das Archivsystem wird auf unseren Server installiert und über eine verschlüsselte VPN-Verbindung zur Verfügung gestellt - Sie haben also volle Kontrolle und Zugriffsmöglichkeit (24/7). Das MaaS bietet folgende Leistungen:
- eine Lizenz für die Archivierungssoftware
- unbegrenzter Speicherplatz
- inkl. Datensicherung (letzte 10 Tage)
- inkl. Wartung und Überwachung
- inkl. VPN-Zugang zum Archivsystem
- inkl. Installation, Einrichtung und Schulung
- komplett BDSG und DSGVO konform
Erfüllen Sie Ihre Archivierungspflichten mit einem E-Mailarchiv um steuerliche und rechtliche Nachteile zu vermeiden.